説明が苦手な人の特徴とは？上手く話すには？【ビジネススキル】

もう少しうまく説明できれば...
どうしてあんな話し方をしてしまったのか...

社会人になって人前ではなす機会が増えると、説明能力が問われる場面が多く出てくると思います。
しかしはじめのうちは、「結局何が言いたいの？」と言われてしまったり、話が長くなって途中で上司からフォローされることもあるのはないでしょうか。

どうすれば説明が上手くなるのか。
結論を言ってしまうと慣れが大半です。
しかし慣れるうえでも、何を意識して訓練を積むかで成長スピードに雲泥の差が生まれます。
数をこなすことは前提として、説明がわかりにくい人の特徴、逆に説明がわかりやすい人の特徴をお話します。

説明がわかりやすい人の特徴を抑えてトレーニングを積むことで、手っ取り早く説明上手になりましょう。

説明がわかりにくい人の特徴
説明がわかりやすい人の特徴
1. 相手視点で話す
2. 「概要→結論→具体」の順に話す
明日から使えるメンタルテクニック
1. 大勢いても一人に対して説明するようなイメージで話す
2. 目上の人でも後輩に説明するようなイメージで話す
要点ノート

説明がわかりにくい人の特徴

自分視点で話す

説明がわかりにくい人の特徴として、まず、自分視点で話すことがあります。
誰かに説明をしているということは、その「誰か」に対して「してほしいこと」があるはずです。
まずここでピンと来ない方は説明の目的を明確にすることを意識してみましょう。
こちらの意図通りに相手に動いてもらうためには、いかに相手視点で話すことができるかが重要です。

だらだらと時系列で話す

意識していても陥りやすいのが時系列で話すことです。
自分が話したい気持ちが先行していると、起こったことから順に一気に話してしまっているかもしれません。
まず自分が何を伝えたいのか、「ひと言で言える」よう脳内を整理してから話してみましょう。

主語を省いている

説明がわかりにくい人ほど、人ほど主語を省略しがちな傾向にあります。
相手の受け取り能力に頼りきりになるのはNGです。
話の取り違えの原因にもなり、ビジネスではトラブルを招く可能性もあるため、要注意です。

説明がわかりやすい人の特徴

相手視点で話す

話がわかりにくい人の特徴として、自分視点で話すことを挙げましたが、逆に相手視点で話すことができれば、伝わりやすい説明になります。
もう少しかみ砕くと、話しながら、

「あ、今相手がついて来れてないな」
「今話している内容は理解できてそうだから少しスピードを上げてもいいな」

などと相手の反応に意識を向けることができるようになるとよいです。
さらに、相手の立場でメリットを提示することができれば、「説明」から「説得」に発展させることが可能です。

「概要→結論→具体」の順に話す

ビジネスで人前で話をするような場合は、「概要→結論→具体」の順に話します。
大事なことは、まずは伝える話の「概要」を述べて、相手に話の全体像を把握してもらうことです。
その際、

「ポイントは○○点あるのですが」
「ここがもっとも重要な部分ですが」

などと、「前置き」を挿入すると効果的です。
そうすることで、話の方向性を明確にし、「これからどんな話が始まるのか」を理解してもらえます。

次に、内容の「結論」を述べて、相手の興味をさらに自分に引きつけます。
そして、「結論」のあとは、理由や詳細、例などの「具体」の部分を話します。

明日から使えるメンタルテクニック

冒頭に説明が上手くなるためには慣れが重要だとお話ししましたが、その「慣れ」を得るまでは、説明することそのものに対するハードルが高く、相手の反応諸々には意識がいかないかと思います。
そんな時に役立つ、どちらかというとメンタル面でのテクニックを紹介します。

大勢いても一人に対して説明するようなイメージで話す

「説明が苦手」と言われている人が必ずしも「説明自体が苦手」というわけではないと思います。
言い換えると、普段は論理的に話せているのに、人前で話すことに慣れてないことにハードルを抱えているために、説明が下手に見えているだけという状態です。
そのような方は、大勢の中から勝手に特定の一人を抽出し、その一人に対して説明するイメージで話すと上手くいくことがあります。

目上の人でも後輩に説明するようなイメージで話す

前題目と同様に、目上の人に話すプレッシャーから萎縮して、説明が下手に見えているだけという状態があります。
何かを説明しているとき、その議題に一番詳しいのはあなたです。
目上の人に対する説明であっても、後輩に説明してあげているときのようなホスピタリティを意識してみましょう。

要点ノート

以上、説明がわかりにくい人・わかりやすい人の特徴について述べ、説明が上手くなるためにはどうすればいいかを記しました。
本記事で述べたこと以外に、ビジネスにおける説明論がより詳しく、よくまとまっている著書として、以下の3点がおすすめなので、よろしければ手に取ってみてください。
3点目の「問いのデザイン: 創造的対話のファシリテーション」は、説明だけに特化した本ではないですが、ビジネスにおける「対話」全体を扱っており、実用的なビジネス書として特におすすめです。